Slik kommer du i gang med gode budsjettprosesser
En årlig budsjettprosess er en fantastisk anledning til å konkretisere planer, forankre prosjekter og ideer, involvere nøkkelpersoner og engasjere ansatte. Et godt budsjett gjør også rapporteringen gjennom året bedre.
Gjør arbeidet med å sette opp et budsjett til en prosess alle setter pris på!
For å starte på en god budsjettprosess er grunnprinsippet å gjøre det til en prosess alle setter pris på, men hva er de viktigste elementene for å lykkes? Vi har satt opp 9 gode råd som kan hjelpe deg i gang med årets budsjettprosess på en effektiv og gjennomtenkt måte:
1. Gjør budsjettprosessen effektivt.
Alle involverte må kjenne til når og hva som skal skje. I tillegg må arbeidet prioriteres høyt. Hvis alle vet at dette blir intensivt, men skjer over en kortere periode blir det mye gøyere å jobbe med. At alle jobber samtidig med saken vil også gjøre det enklere å avklare på tvers av avdelinger/fagområder. Det vil også føre til at holdningen til budsjettering blir positiv. Dette er gøy!
2. Involver nøkkelpersoner.
Budsjettering er en glimrende anledning til å vise godt lederskap. En organisasjon som har klare planer og god forankring av dem vil lettere jobbe effektivt og ha en positivitet rundt oppgavene. Det begynner med involvering av de som har ansvar enten det er for et fag, en avdeling, et prosjekt eller lignende.
3. Bruk tid på de rette tingene.
Mange av budsjettpostene er gitt. Ikke bruk tid på disse, de kan økonomiansvarlig sette opp på et blunk. Det som er viktig er forventede inntekter, nye prosjekter, satsinger, prioriteringer, kutt med mer. Her kan man med fordel bruke en del tid.
Sjekk opp priser i markedet. Se på konkurransesituasjonen og andre viktige samfunnsendringer. Er det noe som vil bety økt/redusert omsetning? Vil vi være relevant med dagens tilbud om noen år? Hva må skapes av nye produkter? Hvem bør vi ansette i dag for å nå våre mål osv. Dette er det mange som bruker for lite tid på – og dermed går glipp av en mulighet for å ta best mulig valg og å redusere risiko før en satsing.
4. Budsjett gjenspeiler strategien.
Har man sagt at man skal levere best kvalitet på et fagfelt, et produkt e.l må satsingen følge med. Da må råvarer og fagansatte være på topp. Vær tro mot planene som ligger i bunn.
5. Undersøk om rammevilkårene kan bedres
Benytt anledningen til å vurdere om du har de beste avtalene fra leverandører. Er det noe som kan kuttes? Noe vi skal slutte med?
Det er lett å bare «snu bunken» uten et kritisk blikk på driften. Her er det også en merverdi at alle med budsjettansvar ser på muligheter for forbedring.
6. Sett opp et likviditetsbudsjett
For små selskap eller selskap i oppstart er kanskje den største begrensningen likviditet. Da er det helt avgjørende at resultatbudsjett suppleres med likviditetsbudsjett. Det viser forventet inn- og utbetalinger og dermed hva som er disponibel kapital til enhver tid.
Et likviditetsbudsjett skal sikre at bedriften alltid har tilstrekkelig med midler, og at man skaffer ny likviditet i tide. Vi anbefaler at økonomiressursene i bedriften tar styringen her, da de kjenner alle detaljer i når transaksjoner er forventet å skje.
7. Utarbeid et godt investeringsbudsjett
Alle bedrifter bør utarbeide et godt investeringsbudsjett, i alle fall for det neste året, men helst for de neste 5 årene.
Investeringer påvirker økonomien og likviditeten til bedriften i stor grad, og det er viktig å planlegge investeringer i god tid før de skal gjennomføres. Ved å utarbeide et langsiktig investeringsbudsjett «tvinger» man seg selv til å tenke strategisk og legge planer for fremtiden, og det er nyttig.
Store investeringer krever ofte ny kapital, enten i form av lån eller egenkapital. Dette bør planlegges i god tid da verken banken eller eierne er glad i overraskelser knyttet til dette.
8. Presenter budsjettet godt
Engasjement rundt økonomi er ikke alltid lett, men nøkkelen er at man opplever mestring og har forståelse.
Budsjettet kan med fordel presenteres slik at ikke-økonomer elsker å lese det. La det gode arbeidet avsluttes med en presentasjon alle kan forstå. Skriv en forklarende tekst, trekk ut essensen og presenter på ulike grafiske måter.
9. Husk at budsjett er ikke virkeligheten
Budsjett er en plan ut fra de rammevilkår bedriften hadde når det ble laget. Hvis vilkårene endrer seg rundt en, så må man handle deretter. Da blir kanskje budsjettet utdatert – men ikke virksomheten. Budsjettet er likevel nyttig som sammenligning med slik virkeligheten ble.
Fremdeles usikker på hvordan komme i gang med en god budsjettprosess?
For å komme i gang med en god budsjettprosess er det viktig å ta utgangspunkt i bedriftens nåsituasjon. Vektlegg både bedriftens strategi, regnskapstall, planer og rammevilkår. Be økonomisjef om å lage en budsjettskisse ut fra det som er kjent – (eller start selv). Ta for deg ulike poster som skal avklares og sikre at du legger til rette for solide prosesser som gjør budsjettet godt bearbeidet og forankret.
Trenger du hjelp med deler av, eller hele, budsjettprosessen står selvsagt våre dyktige rådgivere klar til å assistere dere. Ta kontakt med oss for en prat om hva dere trenger hjelp med og hvordan vi kan komme i gang.
Lykke til!
